Gutscheine sind für jeden Laden- oder Webshopbetreiber ein interessantes Thema. Sie eignen sich gut als Geburtstags- oder eben auch als Weihnachtsgeschenk. Jetzt, wo Weihnachten fast vorbei ist, schreibe ich meine Erkenntnis dazu kurz auf. Das nächste Weihnachten kommt bestimmt und vielleicht findet der eine oder andere Hinweise und Anregungen zur eigenen Umsetzung.
Gutscheine vs. Rabattgutscheine
Zunächst muss man den Unterschied zwischen Gutscheinen und Rabattgutscheinen verstehen. Hier gibt es immer wieder Unklarheiten.
Gutscheine
sind ein Zahlungsmittel, d.h. sie beinhalten keine MWSt.
- Der Kunde tauscht sein Zahlungsmittel (Geld) gegen das Zahlungsmittel des Laden (Gutschein) – alles MWSt. – frei ein.
- Beim Einlösen wird der Gutscheinbetrag vom Nettobetrag des Kaufes abgezogen.
Rabattgutscheine
sind eine Ware, d.h. sie beinhalten bereits die MWSt.
- Der Kunde kauft mit seinem Zahlungsmittel (Geld) eine Ware (Rabattgutschein) inkl. MWSt.
- Beim Einlösen wird der Rabattgutscheinbetrag vom Bruttobetrag des Kaufes abgezogen.
Gutscheine sind die hohe Schule. Es gibt hier für jedes Shopsystem gute Plugins, die den Gesamtprozess der Gutscheinerstellung, -einlösung (einschließlich -teileinlösung), -überwachung und des Handlings sehr gut abbilden.
Rabattgutscheine sind jedoch einfacher; einfacher für die Anbieter, weil die MWSt. von Anfang an enthalten ist (und ans Finanzamt abgeführt werden kann, wie für jede andere verkaufte Ware auch), und einfacher für den Verbraucher, weil der Betrag des Rabattgutscheines beim Einlösen vom Endpreis abgezogen wird.
Wie erstellt man Rabattgutscheine?
Beispielhaft beschreibe ich die manuelle Erstellung von Rabattgutscheinen für das Warenwirtschaftssystem JTL-Wawi in Kombination mit dem Webshopsystem JTL-Shop.
Die gute Nachricht zuerst: Man kann dieses System komplett selbst ohne fremde Hilfe und damit ohne einmalige oder laufende Kosten anlegen.
Die schlechte Nachricht gleich hinterher: Das Anlegen und vorallem das Pflegen dieser Rabattgutscheine ist aufwendig. Sofort an dieser Stelle deshalb die Empfehlung: Setzt für große Projekte oder Shops mit hohen Umsätzen besser Plugins ein. Hier macht sich sicher ein gutes Plugin nicht nur schnell bezahlt, sondern stellt die einzige handhabbare Lösung dar.
1. Schritt: Codes erzeugen
Rabattgutscheine leben von Codes. Jeder ausgegebene Gutschein erhält seinen eigenen Code. Er dient als Erkennungsmal beim Einlösen.
Codes erzeugt man vorzugsweise mit einem Codegenerator. Ich habe die niederländische Webseite www.randomcodegenerator.com genutzt. Man kann hier kostenfrei 1000 Codes in einem Ritt generieren. Ich habe mich auf zehn Stellen bestehend aus Großbuchstaben und Zahlen beschränkt.
Da die Seite bei späteren Aufrufen gleiche Codes generieren könnte, muss man die erhaltenen zehnstelligen Codes noch mit einem eigenen Kürzel ergänzen (vorzugsweise mit Excel).
2. Schritt: Artikel in JTL-Wawi anlegen
In diesem Schritt legt man für jeden Gutscheinhöhe einen einzelnen Artikel in JTL-Wawi an. Man braucht wie üblich eine Beschreibung und ein Vorschaubild.
Die erste Besonderheit ist, dass man die Artikel als Artikel mit Seriennummern anlegen muss. Man kann beim Einbuchen für jeden Artikel einen einzelnen Code aus der unter Pkt. 1 erzeugten Liste hinterlegen. Später beim Kauf wird dieser Code mit dem verkauften Artikel ausgebucht und auf Rechnung und Packliste ausgewiesen.
Eine weitere Besonderheit ist, dass man dem Artikel eine separate Versandklasse zuweisen muss. Die Versandklasse standard wird bei den allermeisten Shops dem Postversand entsprechen. Die neue Versandklasse kostenfrei steht in unserem Fall für den kostenfreien Versand per Email.
Dann kann man den Gutscheinartikel zum Webshop übertragen und im Backend des Webshops weiterarbeiten.
3. Schritt: Neue Versandart in JTL-Shop anlegen
Jeder Webshop verfügt über verschiedene Versandarten, die sich im Normalfall beispielsweise in Versand nach Deutschland, Versand nach Österreich etc. aufgliedern. Jeder dieser Webshop-Versandarten ist die Wawi-Versandklasse standard (aus JTL-Wawi kommend) und reale Versandkosten, Lieferländer usw. zugeordnet.
Nach dem Webshopabgleich wurden nicht nur die neuen Artikel, sondern auch die neue Wawi-Versandklasse kostenfrei an den Webshop übertragen. Da es jetzt somit mehr als eine Wawi-Versandklasse gibt, wurden den bestehenden Webshop-Versandarten Alle Kombinationen von Wawi-Versandklassen zugewiesen. Man muss nun die vorhandenen Webshop-Versandarten editieren und auf die vorher gültigen Wawi-Versandklassen zurücksetzen.
Nachdem man seine bestehenden Versandarten wieder in Ordnung gebracht hat, kann man sich um das Anlegen der neuen Versandklasse kümmern, die für Versand der Gutscheine per Email genutzt werden soll. Im vorliegenden Fall wurde sie auch mit kostenfrei benannt.
Dieser Webshop-Versandart kostenfrei müssen alle erforderlichen Eigenschaften zugewiesen werden:
- Wawi-Versandklasse kostenfrei
- Liefertage = 0
- Lieferkosten = 0
- mögliche Zahlungsarten
- Lieferländer.
4. Schritt: Testkauf durchführen
Zum Schluss muss man noch einen Testkauf durchführen. Nicht nur, um zu testen, dass alles funktioniert. Mit diesem Testkauf wird auch die Webshop-Versandart kostenfrei vom Webshop in die Wawi übertragen. Man kann sie hier entweder einer bestehend Wawi-Versandart zuordnen oder eine neue Wawi-Versandart erstellen und dieser dann zuordnen.
5. Schritt: Feinschliff Webshop
Abschließen kann man noch die Artikeldetailseite der Rabattgutscheine im Webshop anpassen. In unserem Fall haben wir mit dem Pagebilder Dropper alle Reiter mit nichtbenötigten Detailinformationen, wie zum Beispiel Konfektionsgrößen und Farben oder Materialhinweise, entfernt.
Und so sehen unsere Rabattgutscheine aus (zu Weihnachten jedenfalls):
Wie verkauft man Rabattgutscheine?
Die hier erzeugten Rabattgutscheine sind rein manuell. Deshalb noch ein paar Hinweise für das Handling.
Separate Excel-Tabelle
Oh, nein – noch eine Tabelle. Es empfiehlt sich in jedem Fall einen separate Exceltabelle zu führen, um den Überblick zu bewahren. Ich fixiere in der Tabelle folgende Infos:
- Code
- Wert
- Status (offen, in Wawi, verkauft)
- Verkaufsdatum, Name, Kd-Nr.
- Gültigkeit.
Einbuchen der Codes in JTL-Wawi
Jeder Code muss separat in JTL-Wawi eingebucht werden. Die Codes werden mit jedem separaten Kauf auch wieder ausgebucht und erscheinen auf der Rechnung und dem Lieferschein. Wir arbeiten nicht mit Überverkäufen, sondern hinterlegen nur eine begrenzte Menge an Gutscheinen. Wenn die aufgebraucht sind, müssen neue hinterlegt werden.
Verkauf der Gutscheine im Webshop
Die Gutscheine werden wie normale Produkte im Webshop verkauft. Solange die angeforderte Menge kleiner als die vorhandene ist, kann der Kunde diese in den Warenkorb legen und auch kaufen. Einziger Unterschied hier ist, dass keine Versandkosten anfallen.
Abwicklung in der Wawi
Beim Ausliefern werden die Codes einzeln ausgebucht, d.h. wenn ein Kunde beispielsweise vier Rabattgutscheine zu 25 Euro kauft, werden logischerweise vier Codes aus dem Bestand ausgebucht, d.h. sie verschwinden beim Artikel und tauchen in der Rechnung und im Lieferschein des Kunden wieder auf. Der Kunde erhält eine Email über seinen Kauf samt Rechnung.
Erstellung der Gutscheine
Anhand der Gutscheincodes, die man aus dem Lieferschein entnehmen kann, erstellt man den eigentlichen Rabattgutschein, d.h. man setzt Code und Gültigkeitsdauer in eine Wordvorlage ein und erzeugt ein PDF davon, dass man an den Kunden per separater Email versendet (Lieferung).
Hinterlegen des Gutscheincodes im Webshop
Jeden einzelnen Rabattgutschein muss man nachfolgend noch als einzelnen Kupon im Webshop-Backend hinterlegen. Bei der Benennung empfiehlt sich Wert und Code zu kombinieren. So kann man später danach suchen. Die Gültigkeitsdauer sollte drei Jahr nach Ablauf des Ausstellungsjahres betragen. Der Kunde kann den Code des Rabattgutschein einmalig und auch nur vollständig nutzen (ohne Teileinlösung).
Schlussbemerkung
Die Gesamtabwicklung ist aufwendig und rudimentär. Moderne Plugins automatisieren den Gesamtprozess, hervorzuheben dabei:
- Freie Auswahl der Gutscheinhöhe für den Kunden
- Freie Auswahl des Gutscheinmotives aus einem Pool für den Kunden
- Ergänzung eines Gutscheintextes vom Kunden
- Festlegen eines Versanddatums vom Kunden
- Automatische Generierung des Gutscheincodes
- Automatische Generierung des Gutscheines
- Automatischer Versand des Gutscheines
- Möglichkeit der Komplett- und Teileinlösung für den Kunden
- Bereitstellung eines Backendes mit Übersicht für den Webshopbetreiber.
All das wiegt schwer. Aber, es ist so wie mit allem. Erst den Markt testen und dann ganz groß einsteigen. Der o.g. Weg verursacht keine zusätzlichen Kosten für den Webshopbetreiber und ist ein guter Einstieg. JTL bietet inzwischen eine eigene Lösung für Gutscheine an.
Quellen:
Generieren von Gutscheincodes
https://www.randomcodegenerator.com/en
Plugin-Vorstellung: „CSS Gutschein“
https://www.knowmates.de/gutscheine-jtl-shop/
Geschenkgutscheine mit JTL-Wawi über JTL Shop verkaufen
https://ebakery.de/jtl-shop-geschenkgutscheine-verkaufen/
Kostenlosen Versand für bestimmte Artikel anbieten?
https://forum.jtl-software.de/threads/kostenloser-versand-fuer-bestimmte-artikel-anbieten.110952/
